Diesen Fall schilderte uns ein Händler, und er beschreibt das Grundproblem in zwei Sätzen: Über zwei Euro pro Buchung, und jeder Beleg soll einzeln als PDF geliefert werden. Nicht über eine Schnittstelle, nicht als Sammelexport – einzeln.
Die Frage nach dem Preis ist dabei die falsche Frage. Zwei Euro pro Buchung sind für sich genommen nicht unerhört. Das eigentliche Problem steckt in der Arbeitsweise dahinter.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die kurze Antwort
Wer im E-Commerce jeden Beleg als einzelnes PDF anfordert, arbeitet ohne Schnittstelle. Und wer ohne Schnittstelle arbeitet, wird mit deinem Wachstum zum Engpass.
Rechne es einmal für dich durch: Bei 3.000 Buchungen im Monat bedeuten zwei Euro pro Buchung 6.000 Euro monatlich, allein für die laufende Buchführung. Verdoppelt sich dein Volumen, verdoppeln sich die Kosten – obwohl der eigentliche Arbeitsaufwand bei automatisierter Verarbeitung nahezu gleich bliebe.
Die entscheidende Frage im Erstgespräch lautet deshalb nicht „Was kostet die Buchung?“, sondern: „Wie kommen meine Daten zu Ihnen?“
Was im E-Commerce üblich ist
Ein paar Orientierungswerte aus Gesprächen mit Händlern, netto:
| Position | Übliche Größenordnung |
|---|---|
| Stunde Sachbearbeitung, Steuerfachwirt oder Bilanzbuchhalter | 105 – 140 € |
| Stunde Steuerberater | 150 – 230 € |
| Laufende Buchführung | überwiegend nach Vergütungsverordnung, gestaffelt nach Jahresumsatz |
| Begleitung einer Betriebsprüfung | separat, nach Zeitaufwand |
Wichtig zur Einordnung: Die laufende Buchführung ist weitgehend über die Vergütungsverordnung geregelt und richtet sich nach dem Umsatz. Der direkte Preisvergleich zwischen zwei Händlern mit unterschiedlichen Umsätzen führt deshalb regelmäßig zu falschen Schlüssen.
Extra abgerechnet werden dagegen Leistungen, die über die Buchführung hinausgehen. Rückfragen zur laufenden Buchhaltung gehören üblicherweise nicht dazu – echte Beratungsleistungen dagegen schon.
Sonderfall Betriebsprüfung
Ein Händler bekam für die Begleitung einer Prüfung über drei Jahre eine Rechnung über rund 2.700 Euro für 18 Beraterstunden plus 1.260 Euro für zwölf Stunden Sachbearbeitung – und empfand das als überzogen.
Die Einschätzung aus der Praxis fiel eindeutig anders aus: Die angesetzten Stundensätze liegen im üblichen Rahmen und keineswegs am oberen Ende. Betriebsprüfungen nehmen zu, Prüfer fragen Unterlagen und Buchungstechniken heute wesentlich detaillierter ab, und der Begleitaufwand ist entsprechend hoch.
Zwei Punkte lohnen sich zu wissen:
Das Ergebnis der Prüfung sagt nichts über den Aufwand aus. Eine Prüfung ohne Beanstandung kann für den Berater aufwendiger gewesen sein als eine mit Nachzahlung.
Und: Wer die Prüfungsbegleitung nicht separat berechnet bekommt, zahlt sie über dauerhaft höhere Gebühren mit – auch in allen Jahren, in denen gar keine Prüfung stattfindet.
Was du allerdings einfordern kannst und solltest: eine Ankündigung des Aufwands, bevor er entsteht.
Schritt für Schritt: Kosten prüfen und senken
Schritt 1 – Transparenz herstellen
Fordere eine Leistungsaufstellung an, in der die Rechnungspositionen den erbrachten Leistungen zugeordnet sind. Wenn du am Monatsende nicht sagen kannst, wofür du bezahlt hast, ist das kein Preisproblem, sondern ein Kommunikationsproblem.
Frag konkret nach: Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten? Was wird nach Zeit abgerechnet? Ab wann gilt eine Rückfrage als Beratung?
Schritt 2 – Den eigenen Belegfluss zählen
Ermittle für einen typischen Monat: Anzahl Buchungen, Zahl der Belege, beteiligte Kanäle und Zahlungsdienstleister, Anzahl Marktplatzabrechnungen.
Diese Zahlen brauchst du für jedes weitere Gespräch. Ohne sie diskutierst du über Preise, statt über Prozesse.
Schritt 3 – Schnittstelle statt Einzelbelege
Der größte Hebel liegt hier. Prüfe, ob deine Warenwirtschaft oder dein Shopsystem einen Export in das Format deiner Kanzlei liefert, ob Zahlungsdienstleister automatisiert eingebunden werden können und ob Marktplatzabrechnungen als Sammelbuchung statt als Einzelvorgänge verarbeitet werden.
Wenn deine Kanzlei damit nicht arbeiten kann oder will, ist das die eigentliche Antwort auf deine Ausgangsfrage.
Schritt 4 – Aufgabenteilung neu festlegen
Vieles lässt sich mit überschaubarem Aufwand nach innen holen: Belege digital und vorsortiert bereitstellen, Vorkontierung nach festen Regeln, Klärfälle gebündelt einmal im Monat statt einzeln per Mail.
Gerade der letzte Punkt wirkt sofort. Zwanzig einzelne Rückfragen im Monat kosten deutlich mehr als eine gesammelte Klärliste.
Schritt 5 – Eine Pauschale verhandeln
Vereinbare einen Festpreis für die laufende Buchführung auf Basis deines tatsächlichen Belegvolumens, mit klar benannten Ausnahmen für Beratung, Jahresabschluss und Sonderthemen.
Das schafft Planbarkeit für beide Seiten – und macht sichtbar, welche Leistungen tatsächlich zusätzlich anfallen.
Schritt 6 – Wechsel ernsthaft prüfen
Ein Hinweis, der überraschend gut funktioniert: Viele Warenwirtschaftsanbieter führen Listen mit Kanzleien, die ihr System kennen. Ein Händler halbierte seine Kosten, nachdem er über eine solche Liste gewechselt hatte – bei gleichzeitig einfacheren Abläufen.
Die Logik dahinter ist simpel: Eine Kanzlei, die dein System bereits kennt, muss die Einarbeitung nicht in Rechnung stellen.
Schritt 7 – Beim Wechsel gleich mehr mitnehmen
Wenn du ohnehin wechselst, lass dir Liquiditätsplanung und einen Soll-Ist-Abgleich mit einrichten. Im Zuge der Umstellung ist der Mehraufwand gering – und fehlende Liquiditätsplanung mit zu später Reaktion zählt zu den häufigsten Insolvenzursachen im Handel.
Schritt 8 – Realistisch bleiben
Gute Kanzleien können sich ihre Mandanten derzeit aussuchen. Mandate werden durchaus gekündigt, wenn die Zusammenarbeit zu aufwendig wird.
Wer ordentlich vorbereitete Daten liefert, Rückfragen bündelt und verlässlich reagiert, bekommt bessere Konditionen als jemand, der über den Preis verhandelt und dann Belege im Schuhkarton nachreicht.
Fragenkatalog für das Erstgespräch
Diese sechs Fragen trennen erfahrungsgemäß schnell die Spreu vom Weizen:
- Über welche Schnittstelle übernehmen Sie Daten aus meiner Warenwirtschaft?
- Wie verarbeiten Sie Marktplatzabrechnungen – einzeln oder als Sammelbuchung?
- Wie stellen Sie sicher, dass die Einfuhrumsatzsteuer nicht doppelt gebucht wird, wenn sie sowohl auf der Spediteursrechnung als auch im Steuerbescheid auftaucht?
- Wie bilden Sie Lieferungen aus dem OSS-Verfahren ab?
- Welche Leistungen sind in der Pauschale enthalten, welche werden nach Zeit abgerechnet?
- Wie viele E-Commerce-Mandanten betreuen Sie aktuell?
Frage drei ist der beste Schnelltest. Sie ist eine der typischsten Fehlerquellen im grenzüberschreitenden Handel – wer sie ohne Zögern beantwortet, kennt das Geschäft.
FAQ
Sind 2 Euro pro Buchung im E-Commerce zu teuer?
Für sich genommen nicht unbedingt. Entscheidend ist das Belegvolumen und ob automatisiert verarbeitet wird. Bei manueller Einzelbearbeitung wächst die Rechnung mit jedem Umsatzsprung mit.
Darf mein Steuerberater jede Rückfrage abrechnen?
Rückfragen zur laufenden Buchführung gehören üblicherweise zur Leistung. Echte Beratungsleistungen werden separat abgerechnet – die Abgrenzung sollte vorab schriftlich geklärt sein.
Was kostet die Begleitung einer Betriebsprüfung?
Sie wird nach Zeitaufwand abgerechnet. Beraterstunden um 150 Euro und Sachbearbeiterstunden um 105 Euro netto gelten als üblich.
Wie finde ich einen Steuerberater mit E-Commerce-Erfahrung?
Über die Partnerlisten der Warenwirtschafts- und Shopanbieter. Diese Kanzleien kennen die Systeme und die typischen Buchungslogiken bereits.
Lohnt sich ein Wechsel?
Wenn Belege einzeln als PDF angefordert werden und keine Schnittstelle existiert: fast immer.
Fazit
Der Preis pro Buchung ist ein Symptom, nicht die Ursache. Entscheidend ist, ob deine Daten automatisiert in die Kanzlei fließen oder ob jemand sie von Hand abtippt.
Wer im E-Commerce wächst, braucht eine Kanzlei, deren Kosten nicht linear mit dem Belegvolumen mitwachsen. Alles andere wird spätestens beim nächsten guten Jahr zum Problem.