Ein Händler stellt fest, dass ältere eBay-Gebührenrechnungen aus der Zeit vor einer Zahlungssystemumstellung nicht mehr abrufbar sind. Der telefonische Support verweist lediglich auf die letzten zwei Jahre. Die naheliegende Frage: Bestehen für eine Plattform nicht eigentlich gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die eine längere Verfügbarkeit sicherstellen müssten?
Ein wichtiger Unterschied: Aufbewahrungspflicht des Empfängers, nicht des Ausstellers
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen richten sich in erster Linie an das Unternehmen, das die Rechnung für seine eigene Buchhaltung benötigt, also im Regelfall den Empfänger der Rechnung. Diese Pflicht bedeutet nicht automatisch, dass der Rechnungsaussteller verpflichtet wäre, die Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum jederzeit erneut zum Abruf bereitzustellen.
Warum die Verantwortung damit beim Empfänger selbst liegt
In der Konsequenz bedeutet das: Die eigentliche Verantwortung, Rechnungen über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum sicher aufzubewahren, liegt beim empfangenden Unternehmen selbst, nicht bei der Plattform, die die Rechnung ursprünglich ausgestellt hat. Verlässt sich ein Händler darauf, dass eine Plattform Rechnungen dauerhaft zum Download bereithält, geht er ein Risiko ein, das rechtlich in seinem eigenen Verantwortungsbereich liegt.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bedeuten im Umkehrschluss nicht, dass diese Unterlagen auch innerhalb dieser Frist von der Plattform bereitgestellt werden müssen. Die eigentliche Aufbewahrungspflicht liegt beim empfangenden Unternehmen selbst.
Kommentar zur rechtlichen Einordnung der Aufbewahrungspflicht
Was sich im konkreten Fall trotzdem noch versuchen lässt
Auch wenn keine rechtliche Verpflichtung zur erneuten Bereitstellung besteht, lohnt sich in der Praxis dennoch eine gezielte Nachfrage über einen speziellen, oft weniger bekannten internen Kontaktweg der Plattform für Buchhaltungsanfragen, statt sich mit der Standardauskunft des regulären Supports zufriedenzugeben. Manche Plattformen halten in solchen Fällen intern doch noch ältere Daten vor und stellen sie auf gezielte Anfrage bereit, auch wenn das im regulären Kundenportal nicht mehr angezeigt wird.
Was praktisch weiterhilft
- Rechnungen konsequent selbst archivieren, nicht auf die Plattform verlassen. Die Aufbewahrungspflicht liegt rechtlich beim eigenen Unternehmen.
- Automatisierten Download-Prozess einrichten. Ein regelmäßiger, automatisierter Abruf neuer Rechnungen verhindert das Problem für die Zukunft zuverlässig.
- Bei fehlenden Altbelegen gezielt spezialisierte Kontaktwege statt des Standardsupports nutzen. Interne Buchhaltungskanäle helfen manchmal weiter, wo der reguläre Support an Grenzen stößt.
- Fehlende Belege dem Steuerberater frühzeitig melden. Es gibt etablierte Vorgehensweisen für den Umgang mit unvollständigen Belegen gegenüber der Finanzverwaltung.