Der Versand ins EU Ausland ist bei vielen Händlern sauber kalkuliert. Der Rückweg dagegen wird häufig unterschätzt.
Genau dort entsteht eine Kostenposition, die in vielen Deckungsbeitragsrechnungen fehlt: Retouren aus Frankreich, Spanien oder Italien.
Entweder werden diese Rücksendungen als Einzelsendung nach Deutschland geschickt, mit Kosten, bei denen sich die Rücknahme kaum noch lohnt. Oder sie laufen über einen Dienstleister, dessen Konditionen nie genauer geprüft wurden.
Warum Retouren aus dem EU Ausland teurer sind als gedacht
Drei Effekte kommen zusammen:
1. Der Rückversand ist oft teurer als der Hinversand
Einzelne Rücksendungen über Ländergrenzen hinweg profitieren selten von günstigen Paketkonditionen.
Statt günstiger Mengenpreise entstehen häufig Einzelkosten, die bei vielen Retouren schnell relevant werden.
2. Die Kosten sind nicht immer transparent
Wenn ein Marktplatz das Retourenlabel erstellt und die Kosten weiterberechnet, tauchen diese Beträge nicht zwingend dort auf, wo Händler sie erwarten.
Ein typischer Fall:
- Der Kunde erhält eine Gutschrift über den vollständigen Warenwert
- Die Kosten für das Retourenlabel werden separat belastet
- Die Zusatzbelastung ist im eigenen Rechnungssystem nicht eindeutig sichtbar
Teilweise erfolgt die Information darüber nur über separate Benachrichtigungen.
3. Die steuerliche Abbildung kann fehlerhaft werden
Werden Retourenkosten buchhalterisch nicht korrekt erfasst, fehlt der entsprechende Aufwand.
Das bedeutet:
- Die Kosten werden steuerlich nicht berücksichtigt
- Der Gewinn wird zu hoch ausgewiesen
- Die Steuerbelastung kann unnötig steigen
Bei wenigen Fällen ist das kaum relevant. Bei einem hohen Anteil an Auslandsretouren kann daraus jedoch eine erhebliche Summe werden.
Der erste Schritt: Abrechnung prüfen
Bevor Sie einen neuen Retourendienstleister suchen, sollten Sie zunächst die eigene Abrechnung kontrollieren.
1. Settlement Berichte mit den eigenen Belegen vergleichen
Nehmen Sie einen vollständigen Monat und vergleichen Sie alle belasteten Positionen des Marktplatzes mit den Buchungen im eigenen System.
Dabei werden häufig fehlende oder falsch zugeordnete Positionen sichtbar.
2. Jede Auslandsretoure einzeln prüfen
Kontrollieren Sie:
- Ist die Kundengutschrift korrekt erfasst?
- Ist die Belastung für das Retourenlabel vorhanden?
- Ist die steuerliche Behandlung korrekt?
3. Mit Steuerberater und Systemanbieter abstimmen
Klären Sie, ob diese Kosten:
- als eigener Buchungsvorgang
- oder als Korrektur einer bestehenden Buchung
abgebildet werden sollten.
Wenn das eigene System diese Fälle nicht sauber abbilden kann, ist das eine berechtigte Anforderung an den Anbieter.
Ein einfacher Kontrollprozess verhindert viele Fehler
Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Rechnungen und Abrechnungsdateien vollständig vorhanden sind.
Händler berichten immer wieder von Fällen, bei denen:
- die PDF Rechnung vorhanden ist, aber die Abrechnungsdatei fehlt
- die Settlement Daten vorhanden sind, aber keine passende Rechnung existiert
Ein monatlicher Abgleich zwischen Rechnungen und Settlement Daten deckt solche Lücken zuverlässig auf.
Die Optionen für Retouren im Zielland
Option 1: Jede Retoure zurück nach Deutschland
Der einfachste Weg, aber häufig der teuerste.
Sinnvoll ist diese Variante vor allem bei:
- niedrigen Retourenquoten
- hochpreisigen Produkten
- geringem internationalen Volumen
Option 2: Retourendienstleister im Zielland
Eine lokale Adresse nimmt Retouren an, sammelt diese und verschickt sie gebündelt nach Deutschland.
Der entscheidende Vorteil ist nicht nur die Adresse vor Ort, sondern der Sammel Effekt.
Bei der Auswahl sollten Händler nicht nur auf Preise achten. Erfahrungen anderer Händler sind oft wichtiger als eine günstige Preisliste.
Fragen Sie in Fachcommunities nach echten Erfahrungen, bevor Sie einen Vertrag abschließen.
Option 3: Kooperation mit Händlern vor Ort
Eine pragmatische Lösung, die in der Praxis häufiger funktioniert als erwartet.
Wer bereits ein Lager in Italien oder Spanien betreibt, kann Retouren anderer Händler mit aufnehmen.
Vorteile:
- geringe Kosten
- direkte Kommunikation
- flexible Lösungen
Nachteile:
- weniger standardisierte Prozesse
- Abhängigkeit von einzelnen Personen
Für kleinere und mittlere Volumen kann diese Variante trotzdem wirtschaftlich sehr attraktiv sein.
Option 4: Fulfillment Programm des Marktplatzes
Die Retourenabwicklung wird ausgelagert.
Dafür entstehen zusätzliche Gebühren und eine stärkere Abhängigkeit vom Marktplatz.
Die richtige Entscheidung ergibt sich nur durch eine saubere Kostenrechnung.
Diese Fragen sollten Sie jedem Retourendienstleister stellen
- Was kostet die Annahme einer Retoure und welche Leistungen sind enthalten?
- Was kostet die Sammelsendung nach Deutschland?
- Ab welchem Volumen wird konsolidiert?
- Wie häufig werden Retouren weitergeleitet?
- Werden eingehende Pakete geprüft und dokumentiert?
- Wie wird die Zuordnung zur ursprünglichen Bestellung sichergestellt?
- Was passiert bei beschädigten oder unfrei gesendeten Paketen?
- Welche Mindestlaufzeit und Kündigungsfristen gelten?
- Gibt es Referenzen vergleichbarer Händler?
Besonders wichtig sind die Fragen nach Prüfung und Zuordnung.
Ein Dienstleister, der nur Pakete weiterleitet, verschiebt das Problem lediglich an eine andere Stelle.
Die strategische Einordnung
Retourenkosten sollten pro Land in die tatsächliche Marktkalkulation einfließen.
Dazu gehören:
- Versandkosten
- Retourenkosten
- steuerliche Anforderungen
- Compliance Kosten
- operative Fixkosten
Erst diese Gesamtrechnung zeigt, ob sich ein bestimmter EU Markt wirklich lohnt.
Bei manchen Ländern lautet die wirtschaftliche Antwort möglicherweise: nein.
Das ist keine Niederlage, sondern eine wichtige Erkenntnis. Eine berechnete Entscheidung ist immer günstiger als ein Markt, der erst nach Monaten durch versteckte Kosten unprofitabel wird.