Immer mehr Unternehmen erhalten Auskunftsanfragen nach Artikel 15 DSGVO nicht mehr direkt von den Betroffenen selbst, sondern über spezialisierte Drittportale, die eine standardisierte Anfrage samt Link zu einem eigenen Beantwortungsportal versenden.
Für Unternehmen stellt sich dabei die grundsätzliche Frage, ob eine Antwort über ein solches Drittportal überhaupt sinnvoll ist, oder ob ausschließlich über die eigenen, direkt kontrollierten Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Post geantwortet werden sollte, insbesondere im Hinblick auf eine zuverlässige Identitätsprüfung des Anfragenden.
Ein bewährter, praxisnaher Ansatz besteht darin, grundsätzlich keine Drittportale zu nutzen, sondern jede Anfrage zunächst mit der Bitte um eine Antwort von der ursprünglich angefragten E-Mail-Adresse zu verifizieren, um sicherzustellen, dass tatsächlich der Betroffene selbst und nicht ein unbefugter Dritter die Auskunft erhält. Ohne erfolgreiche Verifizierung sollte grundsätzlich keine Datenauskunft erteilt werden.
Für Unternehmen, die regelmäßig mit solchen Anfragen konfrontiert sind, lohnt sich die Entwicklung eines standardisierten, DSGVO-konformen Prozesses mit klaren Textbausteinen für Verifizierung, Positiv- und Negativauskunft, um jede eingehende Anfrage konsistent, fristgerecht und rechtssicher zu bearbeiten, unabhängig davon, über welchen Kanal sie ursprünglich eingegangen ist.