Ein Händler ohne eigenes Warenwirtschaftssystem fragt, wie sich die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich in dieser Konstellation praktisch umsetzen lässt. Eine berechtigte Frage, denn viele kleinere Händler haben bislang schlicht mit Word oder Excel gearbeitet, und genau diese Lösung stößt bei der neuen Anforderung an ihre Grenzen.
Warum Word und Excel nicht mehr ausreichen
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist kein einfaches PDF, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, meist nach dem Standard XRechnung oder ZUGFeRD. Eine in Word oder Excel erstellte und als PDF exportierte Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht, selbst wenn sie inhaltlich alle nötigen Angaben enthält, weil ihr die maschinenlesbare Datenstruktur im Hintergrund fehlt.
Warum eine vollständige Warenwirtschaft nicht zwingend nötig ist
Für die reine E-Rechnungs-Pflicht ist keine komplette Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung und Bestandsführung erforderlich. Es existieren spezialisierte, deutlich schlankere Rechnungsprogramme, die ausschließlich die korrekte Erstellung E-Rechnungs-konformer Dokumente abdecken, ohne den vollen Funktionsumfang und die damit verbundenen Kosten eines umfassenden ERP-Systems.
Mit Word oder Excel erstellte Rechnungen erfüllen die neuen Anforderungen an die E-Rechnung nicht mehr. Wer keine vollständige Warenwirtschaft möchte, sollte sich gezielt ein schlankes, spezialisiertes Rechnungsprogramm ansehen, statt gleich in ein komplettes System zu investieren.
Kommentar zur praktischen Umsetzung der E-Rechnungspflicht ohne Warenwirtschaft
Worauf bei der Auswahl eines schlanken Rechnungstools zu achten ist
Bei der Wahl eines reinen Rechnungsprogramms lohnt sich die Prüfung, ob es sowohl den XRechnung- als auch den ZUGFeRD-Standard unterstützt, da unterschiedliche Geschäftspartner unterschiedliche Formate bevorzugen oder verlangen können. Ebenso wichtig ist eine Exportfunktion, die sich später bei Bedarf in ein umfassenderes System überführen lässt, falls das eigene Geschäft wächst und eine vollständige Warenwirtschaft irgendwann doch sinnvoll wird.
Was praktisch weiterhilft
- Spezialisiertes Rechnungsprogramm statt komplettem ERP-System prüfen. Für die reine E-Rechnungs-Pflicht reicht ein deutlich schlankeres Tool aus.
- Unterstützung beider gängigen Formate sicherstellen. XRechnung und ZUGFeRD werden je nach Geschäftspartner unterschiedlich verlangt.
- Übergangsfristen der eigenen Unternehmensgröße kennen. Die Pflichten und Fristen unterscheiden sich je nach Umsatzgröße und Empfängerstruktur.
- Wachstumsperspektive bei der Toolwahl mitdenken. Ein Wechsel zu einer vollständigen Warenwirtschaft sollte später möglichst reibungslos erfolgen können.