Bei der Suche nach einer Warenwirtschaft stoßen Händler regelmäßig auf Anbieter, deren tatsächliche Eignung sich erst nach eingehender Prüfung oder im direkten Erfahrungsaustausch beurteilen lässt. Bekanntheit allein ist dabei ein schlechter Ratgeber.
Die Anbindungen entscheiden, nicht der Funktionsumfang
Fast jedes System wirbt mit einer langen Funktionsliste. Entscheidend ist im Onlinehandel jedoch etwas anderes: wie gut die Anbindungen an die tatsächlich genutzten Marktplätze, Shopsysteme, Zahlungsdienstleister und Versanddienstleister funktionieren.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen einer offiziell gepflegten Schnittstelle des Herstellers und einer Erweiterung eines Drittanbieters. Letztere können bei Änderungen der Plattform-Schnittstelle ausfallen, und die Zuständigkeit für die Behebung ist dann oft unklar.
Sieben Prüffragen vor der Entscheidung
- Werden alle genutzten Kanäle direkt vom Hersteller unterstützt, oder über Drittmodule?
- Wie werden Retouren und Teilerstattungen abgebildet, und fließen sie korrekt in die Buchhaltung?
- Welche Datenformate liefert das System für die Steuerkanzlei?
- Wie werden Bestände über mehrere Kanäle synchronisiert, und in welchem Intervall?
- Gibt es deutschsprachigen Support, und mit welchen Reaktionszeiten?
- Wie läuft die Migration der Bestandsdaten, und wer trägt den Aufwand?
- Was kostet das System bei doppeltem Bestellvolumen?
Die Update-Falle
Ein Punkt, der in Anbietergesprächen selten vorkommt, aber den Alltag prägt: Mit jeder Aktualisierung von Shop, Warenwirtschaft oder Schnittstellenmodul kann ein zuvor funktionierender Prozess ausfallen. Betroffen sind typischerweise Versandkostenberechnung, Zahlungsartenzuordnung oder die Übermittlung von Trackingnummern.
Praktisch bedeutet das: Ein System braucht eine Testumgebung, in der Aktualisierungen vor dem Produktivbetrieb geprüft werden können. Fehlt diese Möglichkeit, wird jede Aktualisierung zum Risiko. Wie sich diese Komplexität mit wachsender Kanalzahl entwickelt, beschreibt der Beitrag zur Komplexitätsfalle im Multichannel-Handel.
Der Test mit echten Daten
Vor der Entscheidung sollte eine Testphase mit realen, aber überschaubaren Datenmengen stehen. Eine Demo mit vorbereiteten Musterdaten zeigt, was das System kann. Ein Test mit dem eigenen Artikelstamm zeigt, was es mit den eigenen Besonderheiten macht: mit Varianten, Stücklisten, Mindestbestellmengen oder abweichenden Steuersätzen.
Erfahrungsberichte anderer Händler in vergleichbarer Größe und Branche sind dabei aussagekräftiger als Referenzlisten des Anbieters, weil dort auch die Probleme benannt werden.
Die Migration ist der unterschätzte Teil
Bei der Auswahl eines Systems wird meist über Funktionen gesprochen, selten über den Umzug. Dabei entscheidet dieser häufig darüber, ob ein Wechsel gelingt. Zu migrieren sind Artikelstamm, Kundendaten, offene Aufträge, Bestände, Lieferantendaten und die historischen Verkaufsdaten.
Besonders aufwendig sind Artikel mit Varianten, Stücklisten oder abweichenden Verpackungseinheiten, weil unterschiedliche Systeme diese unterschiedlich abbilden. Wer 5.000 Artikel mit Varianten führt, sollte für die Datenaufbereitung mehrere Wochen einplanen, nicht mehrere Tage.
Sinnvoll ist außerdem, den Umzug nicht in die eigene Hochsaison zu legen. Ein Systemwechsel im Oktober vor dem Weihnachtsgeschäft ist ein vermeidbares Risiko, auch wenn der Vertrag zu diesem Zeitpunkt ausläuft. Eine kurze Vertragsverlängerung ist in aller Regel günstiger als ein misslungener Wechsel unter Volllast.