Ein Händler berichtet von einer erwarteten geschäftlichen E-Mail eines großen Baumarkt-Konzerns, die prompt von sämtlichen Spamfiltern als Spam eingestuft wurde. Absender war eine technische, offensichtlich von einem externen E-Commerce-Dienstleister stammende Adresse mit einer no-reply-Kennung, die weder zur eigentlichen Marke noch zu einer vertrauenswürdig wirkenden Domain passte.
Für Unternehmen jeder Größe zeigt dieser Fall ein oft unterschätztes Problem: Selbst inhaltlich völlig legitime, erwartete Nachrichten können durch eine unsauber konfigurierte technische Absenderinfrastruktur automatisch als Spam eingestuft werden, mit der Folge, dass wichtige Kundenkommunikation schlicht nicht ankommt oder von Empfängern unbewusst ignoriert wird.
Für die eigene E-Mail-Kommunikation lohnt sich deshalb eine regelmäßige technische Überprüfung der eigenen Versandinfrastruktur, unter anderem der korrekten Einrichtung gängiger Authentifizierungsstandards, einer nachvollziehbaren, zur eigenen Marke passenden Absenderadresse sowie einer sauberen SPF- und DKIM-Konfiguration, um die eigene Zustellbarkeit dauerhaft zu sichern.
Wer wichtige automatisierte Nachrichten, etwa Versandbestätigungen oder Rechnungen, über einen externen Dienstleister verschickt, sollte in jedem Fall darauf achten, dass die dabei sichtbare Absenderadresse für Empfänger klar erkennbar zur eigenen Marke gehört, statt eine für Kunden völlig fremd wirkende technische Domain zu verwenden.
Ein einfacher, regelmäßiger Test der eigenen Transaktions- und Marketing-E-Mails auf gängige Spamfilter kann helfen, solche technischen Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie durch ausbleibende Kundenreaktionen unbemerkt zu echten Umsatzverlusten führen.