Die Veranstaltung ist vorbei, die Vortragenden atmen durch, und die Teilnehmerliste liegt in einer Datei, in die eine Woche lang niemand hineinschaut. Das ist die häufigste Art, wie Unternehmen zwei Monate Vorbereitung verschenken.
Das Follow-up macht dieselben fünfundvierzig Prozent des Aufwands aus wie die Vorbereitung. Nachfolgend ein Zeitrahmen, der sich bewährt hat.
Der Ablaufplan
Tag 2 und 3: Leads qualifizieren. Die erste E-Mail geht direkt nach der Veranstaltung raus. Parallel segmentieren Sie die Teilnehmenden anhand der vorliegenden Daten: Anwesenheit, Verweildauer in der Sitzung, Öffnungen der E-Mail, Klicks, Aktivität im Chat, Position und Ebene in der Organisation.
Tag 4: Lead Sheet. Es entsteht eine einzige Übersicht mit dem vollständigen Bild jedes Kontakts und einer zugeordneten verantwortlichen Person. Ohne diesen Schritt werden Telefonate nach Gefühl geführt.
Woche 1 bis 4: Telefon, E-Mail, Telefon. Die zweite und dritte E-Mail wechseln sich mit Gesprächen ab. Das Ziel ist eines: ein vereinbarter Termin im Kalender, der in die Vertriebspipeline eingeht.
Aufbau des Telefongesprächs
Das Gespräch hat vier Phasen, und jede hat eine andere Aufgabe.
Einstieg. Wer ruft an und warum. Bezug zur Veranstaltung. Die Frage, ob das Gegenüber gerade ein paar Minuten Zeit hat, denn der Respekt vor der Zeit setzt den Ton des gesamten Gesprächs.
Kurzer Kontext. Wie viele Teilnehmende es gab, aus wie vielen Ländern, welches Format gewählt wurde. Es geht darum, das Gefühl zu erzeugen, Teil von etwas Sinnvollem gewesen zu sein.
Bedarfsanalyse. Offene Fragen, die das Gespräch in Gang bringen, danach qualifizierende Fragen zum geschäftlichen Potenzial.
Abschluss. Zusammenfassung und ein konkreter Vorschlag: fünfundvierzig Minuten, ein konkretes Datum, eine konkrete Uhrzeit. Ohne Datumsnennung endet das Gespräch ergebnislos.
Fragen, die das Gespräch öffnen
Wie hat Ihnen die Veranstaltung gefallen? Was davon lässt sich in Ihrer täglichen Arbeit nutzen? Hat das Webinar Sie dazu gebracht, über den Reifegrad Ihrer Prozesse nachzudenken? Zu welchem Thema würden Sie gern die nächste Veranstaltung sehen? Läuft in Ihrer Abteilung gerade ein Projekt zu diesem Thema?
Fragen, die qualifizieren
Wie sind Sie organisiert und wie gehen Sie mit der Komplexität in diesem Bereich um? Wie sieht dieser Prozess bei Ihnen heute aus? Was sind derzeit Ihre größten Herausforderungen zu diesem Thema? Was war für Sie die wichtigste einzelne Erkenntnis, und lohnt es sich, darüber ausführlicher zu sprechen?
Ein eigener Gesprächsleitfaden für Abwesende
Angemeldete, die nicht erschienen sind, sind oft die beste Gruppe, denn das Thema hat sie immerhin so weit interessiert, dass sie geklickt haben. Mit ihnen läuft das Gespräch anders. Sie bauen auf dem positiven Eindruck einer gelungenen Veranstaltung auf und zeigen, dass ihnen etwas Wertvolles entgangen ist, das sie aber in einer individuellen Fassung bekommen können. Die erste Frage lautet: Was hat sie an dem Thema interessiert? Der Rest des Gesprächs hängt von der Antwort ab.
Womit sich ein Gespräch füttern lässt
Wenn sich das Gegenüber öffnet, hilft ein Vorrat an Konkretem: wie vergleichbare Organisationen dieses Problem gelöst haben, welche Fehler Unternehmen beim Start eines solchen Projekts am häufigsten machen, wie der Branchenvergleich aussieht, wie ein gemeinsamer Termin mit einem Fachexperten aussehen würde. Das sind die Dinge, die aus einem angenehmen Gespräch einen vereinbarten Termin machen.
Rechtlicher Rahmen für die Kontaktaufnahme
Telefonische Werbung gegenüber Unternehmen setzt eine zumindest mutmaßliche Einwilligung voraus, gegenüber Verbrauchern eine ausdrückliche. Eine Anmeldung zu einem Webinar allein begründet diese Einwilligung nicht automatisch. Wer den beschriebenen Ablauf nutzt, sollte die Einwilligung zur Kontaktaufnahme sauber in der Anmeldestrecke einholen und dokumentieren.