Ein Händler berichtet von einer Mail seines Warenwirtschaftsanbieters JTL, die es in sich hat: Statt bisher 769 Euro im Monat soll er künftig 1264 Euro zahlen, ein Sprung von rund 64 Prozent oder knapp 6.000 Euro im Jahr. Andere Nutzer in vergleichbaren Threads berichten von deutlich moderateren Aufschlägen im niedrigen zweistelligen Bereich. Der Unterschied liegt fast immer im gebuchten Paket und in den Modulen, die darin enthalten sind.
Warum die Erhöhung so unterschiedlich ausfällt
JTL hat sein Lizenzmodell in den vergangenen Jahren schrittweise von Einzellizenzen auf gestaffelte Pakete umgestellt, die mehrere Module, Schnittstellen und Nutzerzugänge bündeln. Wer bislang ein kleines Paket mit wenigen Zusatzmodulen gebucht hatte, rutscht bei einer Umstellung häufig in eine höhere Paketstufe, weil einzelne bislang separat abgerechnete Funktionen jetzt nur noch im Bundle verfügbar sind. Das erklärt, warum ein Nutzer nur zehn Prozent Mehrkosten sieht, während ein anderer fast zwei Drittel mehr zahlt: Es hängt davon ab, wie viele der neu gebündelten Funktionen bereits vorher einzeln gebucht waren.
Was sich vor der Kündigung oder Zustimmung prüfen lässt
Vor einer vorschnellen Reaktion lohnt sich eine nüchterne Bestandsaufnahme. Welche der im neuen Paket enthaltenen Module werden tatsächlich genutzt, und welche liegen brach. Viele Anbieter erlauben es, einzelne Zusatzmodule aus einem Paket wieder abzuwählen, wenn ein Kunde aktiv nachfragt, auch wenn das im ersten Angebot nicht angeboten wird. Ebenso wichtig ist der Blick auf die Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist: Wer mitten in einer Mindestlaufzeit steckt, hat eine schwächere Verhandlungsposition als jemand, dessen Vertrag ohnehin zur Verlängerung ansteht.
Ich rechne solche Erhöhungen immer in eingesparten Personalstunden durch. Wenn mir die Software Arbeitszeit von Mitarbeitenden abnimmt, relativiert sich der Mehrpreis schnell.
Kommentar eines Händlers zum Umgang mit steigenden Softwarekosten
Dieser Rechenansatz ist in der Praxis oft aussagekräftiger als ein reiner Prozentvergleich. Eine Software, die einen halben Mitarbeitertag pro Woche einspart, rechtfertigt eine deutlich höhere Investition als ein Tool, das nur Komfortfunktionen bietet, die niemand vermissen würde.
Was praktisch weiterhilft
- Nutzung dokumentieren, bevor Sie verhandeln. Eine Liste der tatsächlich genutzten Module ist die Grundlage für ein Gespräch über eine kleinere Paketstufe.
- Kündigungsfrist im Kalender vermerken. Eine Preiserhöhung ist häufig der einzige Moment mit einem echten Sonderkündigungsrecht, das sonst nicht besteht.
- Alternativanbieter zumindest anfragen. Schon ein grobes Vergleichsangebot verbessert die eigene Verhandlungsposition erheblich, auch wenn am Ende kein Wechsel erfolgt.
- Migrationskosten realistisch einpreisen. Ein ERP-Wechsel bindet über Wochen Personalressourcen. Diese Kosten gehören in jeden Vergleich, nicht nur die reine Lizenzgebühr.