Ein Händler überlegt, seinen Beschäftigten monatlich einen Tankgutschein über 50 Euro zu geben. Die örtliche Tankstelle macht es unkompliziert, aber ein Teil der Belegschaft fährt elektrisch oder kommt mit dem Rad. Die Lebensmittelgeschäfte im Ort verlangen, dass die Gutscheine monatlich persönlich abgeholt werden. Gesucht wird eine digitale Lösung mit wenig Aufwand.
Warum das für Arbeitgeber attraktiv ist
Der Vergleich mit einer Gehaltserhöhung macht den Unterschied deutlich. Von 50 Euro brutto mehr Lohn kommen nach Steuern und Sozialabgaben je nach Steuerklasse oft nur 25 bis 30 Euro beim Beschäftigten an, während den Arbeitgeber inklusive Arbeitgeberanteil rund 60 Euro kosten. Ein Sachbezug über 50 Euro kostet genau 50 Euro und kommt vollständig an.
Die drei Bedingungen, an denen es scheitert
Erstens die Zusätzlichkeit. Der Sachbezug muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von bestehendem Gehalt in einen Gutschein ist ausgeschlossen.
Zweitens die Ausgestaltung des Gutscheins. Seit 2022 gelten Gutscheine und Geldkarten nur dann als Sachbezug, wenn sie die Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Zulässig sind vor allem zwei Varianten: Karten mit begrenztem Akzeptanzstellennetz, etwa regional oder auf eine Ladenkette begrenzt, und Karten mit begrenzter Produktpalette, etwa nur Kraftstoff oder nur Bücher.
Drittens der monatliche Zufluss. Der Sachbezug muss in dem Monat gewährt werden, für den er gedacht ist. Eine Aufladung von 600 Euro einmal im Jahr ist unzulässig, ebenso das Ansparen über mehrere Monate.
Praktische Lösungen für gemischte Belegschaften
Das Problem im geschilderten Fall ist der Tankgutschein, der für Rad- und Elektrofahrende wertlos ist. Drei Wege bieten sich an:
- Sachbezugskarte mit regionalem Akzeptanznetz. Digital aufladbar, monatlich automatisiert, und die Beschäftigten wählen selbst, wo sie einlösen.
- Ladestrom als Sachbezug. Für Elektrofahrzeuge gibt es zusätzlich eigene Begünstigungen, etwa das steuerfreie Laden im Betrieb.
- Gutschein für das eigene Sortiment. Aus dem Erfahrungsaustausch wird berichtet, dass ein Händler bewusst darauf umgestellt hat, um die Wertschöpfung in der Region und im eigenen Betrieb zu halten, statt sie an einen großen Anbieter abzugeben.
Macht mehr Aufwand, aber ich möchte, dass das Geld in der Region bleibt.
Kommentar eines Händlers zur Wahl des Gutscheinanbieters
Was dokumentiert werden muss
In der Lohnabrechnung sind Höhe und Zuflusszeitpunkt des Sachbezugs auszuweisen. Bei Papiergutscheinen ist zusätzlich die Übergabe zu dokumentieren, was den Verwaltungsaufwand erklärt, der viele Betriebe abschreckt. Digitale Karten lösen genau dieses Problem, weil Aufladung und Zufluss automatisch protokolliert werden.
Zu beachten ist außerdem: Andere Sachleistungen im selben Monat zählen auf die Freigrenze mit. Wer neben dem Gutschein noch ein Präsent verteilt, sollte die Summe im Blick behalten. Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen bis 60 Euro, etwa zum Geburtstag, laufen dagegen außerhalb dieser Grenze und lassen sich zusätzlich gewähren.