Für Onlinehändler mit überschaubarem Geschäftsmodell, etwa ausschließlich Lagerung und Versand aus Deutschland ohne internationale Registrierungen, stellt sich zunehmend die Frage, ob sich die laufende Buchhaltung mit einem geeigneten Werkzeug selbst erledigen lässt, statt sie vollständig auszulagern.
Zuerst die Abgrenzung: Was darf man selbst machen?
Rechtlich ist die Unterscheidung klar. Die laufende Buchführung, also das Erfassen und Kontieren von Belegen, darf jeder Unternehmer selbst erledigen. Auch die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen ist zulässig. Die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen ist dagegen den nach dem Steuerberatungsgesetz befugten Personen vorbehalten.
Daraus folgt das in der Praxis sinnvollste Modell für kleinere Händler: die vorbereitende Buchhaltung selbst übernehmen, den Abschluss bei der Kanzlei belassen. Das senkt die Kosten spürbar, ohne rechtliche Grauzonen zu betreten.
Worauf es bei der Werkzeugwahl ankommt
Für ein einfaches Geschäftsmodell kommen mehrere gängige Buchhaltungswerkzeuge infrage. Die Eignung entscheidet sich an vier Punkten:
- Qualität der Marktplatzanbindung. Werden Settlement-Berichte automatisch eingelesen und Gebührenarten korrekt getrennt, oder müssen Positionen manuell zugeordnet werden?
- Kompatibilität mit der Kanzlei. Welches Datenformat erwartet Ihre Steuerberatung? Ein Export, den die Kanzlei nicht direkt einlesen kann, verlagert den Aufwand nur.
- Behandlung von Retouren und Erstattungen. Der häufigste Fehlerherd im Onlinehandel. Das Werkzeug muss Erstattungen dem ursprünglichen Umsatz zuordnen können.
- Belegarchivierung. Die Aufbewahrungspflichten gelten unverändert. Das Werkzeug sollte revisionssicher archivieren oder eine saubere Exportmöglichkeit bieten.
Wo die Grenze verläuft
Die Eigenbuchung stößt an ihre Grenze, sobald das Geschäftsmodell komplexer wird. Konkrete Auslöser sind: Lagerbestände in anderen EU-Ländern, Verkäufe über das OSS-Verfahren in mehrere Länder, Einfuhren aus Drittländern mit Einfuhrumsatzsteuer, oder ein Wechsel der Rechtsform.
Ab diesem Punkt übersteigt der Aufwand für die korrekte Abbildung schnell die Ersparnis, und das Fehlerrisiko steigt überproportional. Woran man den richtigen Zeitpunkt für den Übergang erkennt, ist meist gut spürbar: Wenn regelmäßig Rückfragen entstehen, die sich nicht aus der Softwaredokumentation beantworten lassen, ist die Grenze erreicht.
Der Wechsel gehört abgestimmt
Wer den Umstieg auf eine eigene Lösung plant, sollte diesen Schritt vorab mit der Steuerberatung besprechen. Zwei Fragen sind dabei zu klären: Welche Datenformate und Auswertungen benötigt die Kanzlei, und wie verändert sich das Honorar, wenn ein Teil der Arbeit entfällt?
Die zweite Frage wird häufig vergessen. Wer die vorbereitende Buchhaltung übernimmt, sollte das auch in der Vergütung abgebildet sehen. Bleibt das Honorar unverändert, hat sich der Aufwand lediglich verschoben, ohne dass ein Vorteil entstanden wäre.