Ein Onlinehändler berichtet von einem Steuerberater, der für die laufende Buchhaltung über zwei Euro pro einzelner Buchung verlangt und zusätzlich fordert, dass jede Rechnung ausschließlich als PDF eingereicht wird. Was in klassischen Branchen eine übliche Abrechnungsform ist, wird im E-Commerce schnell zum Problem.
Warum die Buchungsanzahl im Onlinehandel explodiert
Der Grund liegt in der Struktur der Marktplatzabrechnung. Ein einziger Verkauf über einen Marktplatz erzeugt selten eine einzige Buchung. Typischerweise entstehen daraus mehrere Positionen: der Verkaufserlös, die Verkaufsprovision, gegebenenfalls eine Versandgebühr, bei Fulfillment-Nutzung eine Lager- und Versandkostenposition, bei einer Retoure zusätzlich Erstattung und Gebührengutschrift.
Ein Händler mit 1.000 Bestellungen im Monat kommt so ohne Weiteres auf 3.000 bis 5.000 Einzelbuchungen. Bei zwei Euro pro Buchung ergeben sich daraus 6.000 bis 10.000 Euro monatlich, ein Betrag, der die Marge vieler kleinerer Händler vollständig aufzehrt.
Welche Abrechnungsmodelle es gibt
Vor der Beauftragung oder Vertragsverlängerung lohnt der Vergleich der Modelle. In der Praxis begegnen einem drei Varianten:
- Abrechnung pro Buchungssatz. Transparent, aber für den Onlinehandel strukturell ungünstig, weil die Kosten mit dem Bestellvolumen linear steigen, die Marge pro Bestellung aber nicht.
- Pauschale nach Umsatz oder Anzahl der Vertriebskanäle. Planbar und im E-Commerce meist deutlich günstiger. Wichtig ist eine klare Definition, was enthalten ist und ab welchem Wachstum neu verhandelt wird.
- Abrechnung nach Zeitaufwand. Fair, wenn die Datenqualität gut ist, weil dann wenig manuelle Nacharbeit anfällt. Bei unsauberen Daten kann sie unkalkulierbar werden.
Die Gebührenverordnung für Steuerberater lässt bei der laufenden Buchführung ausdrücklich Spielraum. Eine Pauschalvereinbarung ist zulässig und im E-Commerce der Regelfall bei spezialisierten Kanzleien.
Der eigene Beitrag zur Kostensenkung
Ein erheblicher Teil der Kosten entsteht nicht durch die Buchung selbst, sondern durch die Aufbereitung schlecht strukturierter Daten. Wer seine Belege bereits in einem für die Kanzleisoftware lesbaren Format bereitstellt, senkt den Aufwand deutlich, unabhängig vom gewählten Modell.
Konkret bedeutet das: automatisierte Exporte aus dem Warenwirtschaftssystem statt manuell gesammelter Einzelbelege, eine einheitliche Kontierungslogik über alle Kanäle, und ein monatlicher statt jährlicher Übergabezyklus. Der letzte Punkt wird oft unterschätzt, weil die Nacharbeit an elf Monate alten Vorgängen um ein Vielfaches aufwendiger ist als an frischen.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Ein offenes Gespräch über die tatsächliche Buchungsstruktur lohnt sich in jedem Fall zuerst. Viele Kanzleien kennen die Besonderheiten des Marktplatzhandels schlicht nicht und sind für einen Vorschlag zur Sammelbuchung durchaus offen.
Bleibt das Gespräch ergebnislos, ist ein Wechsel zu einer auf E-Commerce spezialisierten Kanzlei meist die wirtschaftlichere Entscheidung. Worauf dabei zu achten ist, beschreibt der Beitrag zur Auswahl einer Steuerkanzlei für grenzüberschreitenden E-Commerce.