Ein Unternehmer berichtet von einem vereinbarten Termin bei einem neuen Steuerberater, der vor Ort schlicht nicht auffindbar war, weil die Kanzlei bereits umgezogen war, ohne den eigenen Brancheneintrag zu aktualisieren. Auf Nachfrage folgte die Auskunft, dass bereits mehrere andere Interessenten auf dasselbe Problem gestoßen seien.
Warum das kein Nebenschauplatz ist
Was zunächst wie eine Kleinigkeit wirkt, wurde für den betroffenen Unternehmer zum Ausschlusskriterium, und das aus gutem Grund. Steuerberatung ist eine Dienstleistung, deren Qualität sich für den Mandanten kaum direkt beurteilen lässt. Man erfährt erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung, ob sauber gearbeitet wurde.
In einer solchen Situation greift man zwangsläufig auf beobachtbare Ersatzindikatoren zurück. Ein veralteter Standorteintrag, der offenbar seit Monaten bekannt ist und trotzdem nicht korrigiert wurde, ist genau so ein Indikator: Er sagt etwas über die Sorgfalt bei Dingen aus, die niemand kontrolliert.
Woran man vor dem Erstgespräch bereits erkennt, ob es passt
Mehrere Prüfpunkte lassen sich ohne großen Aufwand vorab klären:
- Aktualität der Kontaktdaten über Website, Brancheneinträge und Kammerverzeichnis hinweg. Widersprüche sind ein Warnsignal.
- Reaktionszeit auf die erste Anfrage. Wer für eine Terminanfrage zwei Wochen braucht, wird bei einer Rückfrage zur Umsatzsteuervoranmeldung kaum schneller sein.
- Erkennbare Spezialisierung. Wird der Onlinehandel auf der Website überhaupt erwähnt, oder ist die Kanzlei auf Handwerk und Freiberufler ausgerichtet?
- Digitale Arbeitsweise. Werden Schnittstellen und Belegformate genannt, oder wird noch der Ordner erwartet?
Der Spiegel für das eigene Unternehmen
Diese Beobachtung lässt sich unmittelbar auf die eigene Außendarstellung übertragen. Auch Onlinehändler werden von potenziellen Kunden anhand solcher Nebensignale bewertet, lange bevor jemand eine Bestellung aufgibt.
Konkret lohnt eine regelmäßige Prüfung, ob Adressangaben, Telefonnummern und Öffnungszeiten über Website, Impressum, Brancheneinträge und Kartendienste hinweg identisch und aktuell sind. Abweichungen entstehen fast unbemerkt, etwa nach einem Umzug oder einer Rechtsformänderung, und wirken bei Kunden genauso wie im geschilderten Fall.
Das Erstgespräch als eigentliche Prüfung
Kommt es zum Termin, entscheidet weniger die Selbstdarstellung der Kanzlei als die Qualität ihrer Rückfragen. Eine Kanzlei, die nach Vertriebskanälen, Lagerorten, Retourenquote und eingesetzter Warenwirtschaft fragt, hat verstanden, worum es geht. Eine, die nur nach Umsatz und Rechtsform fragt, wird die Besonderheiten des Geschäftsmodells auch später nicht erkennen.
Welche Anforderungen dabei im Einzelnen zu klären sind, beschreibt der Beitrag zur Auswahl einer Steuerkanzlei für Onlinehändler.
Der Wechsel selbst will geplant sein
Ist die Entscheidung gefallen, ist der Übergang der kritische Punkt. Ein Wechsel mitten im Geschäftsjahr erzeugt doppelten Aufwand, weil zwei Kanzleien Teile desselben Zeitraums bearbeiten. Sinnvoll ist der Wechsel zum Jahreswechsel oder direkt nach Abgabe des Jahresabschlusses.
Die bisherige Kanzlei ist verpflichtet, die Unterlagen des Mandanten herauszugeben. Über die Buchführungsdaten in maschinenlesbarer Form gibt es dagegen regelmäßig Diskussionen. Sinnvoll ist deshalb, die Herausgabe des Datenbestands bereits im Kündigungsschreiben ausdrücklich anzufordern und eine Frist zu setzen.
Ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honorare ist grundsätzlich möglich. Wer den Wechsel plant, sollte deshalb offene Rechnungen vorher ausgleichen, um die Herausgabe nicht unnötig zu verzögern.